POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ D’IDC WIN

Notre engagement envers nos conseillers, nos fournisseurs d’assurance et vos clients : Afin d’offrir aux conseillers et à leur clientèle l’accès à des produits et services d’assurance, nous recueillons certains de leurs renseignements personnels, généralement au nom de nos fournisseurs d’assurance. Notre engagement va au-delà du respect des exigences légales en matière de protection des renseignements personnels. La confiance que nos conseillers et nos assureurs nous accordent, et notre capacité à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous recueillons et la vie privée des personnes qui nous les fournissent, sont essentielles à notre succès en tant qu’entreprise. La présente politique s’applique à nos employés ainsi qu’aux fournisseurs de services tiers ou aux représentants avec lesquels nous concluons des contrats.

Motifs de nos collecte, utilisation et conservation de renseignements personnels :

Nous agissons à titre d’intermédiaire entre les courtiers d’assurance et les agents généraux associés et les compagnies d’assurance avec lesquelles ils font affaire, fournissant des services administratifs et de commercialisation aux termes de contrats écrits. Les politiques de confidentialité des assureurs nous désignent habituellement comme un « fournisseur de services ». Les assureurs nous demandent de recueillir, d’utiliser et de conserver certains renseignements personnels essentiels sur les conseillers afin de déterminer leur aptitude initiale et continue à agir à titre de conseiller, à conclure des contrats leur permettant de distribuer des produits, et afin de les rémunérer. Ces renseignements comprennent les antécédents financiers et professionnels ainsi que des renseignements disciplinaires, juridiques et réglementaires.

Nous recueillons auprès des conseillers des renseignements sur les clients des assureurs afin de fournir des services et un accès aux produits des assureurs. Nos politiques doivent respecter les normes établies par les assureurs dans leurs propres politiques de confidentialité. Les renseignements personnels que les conseillers recueillent auprès des clients et qu’ils nous fournissent pour que nous les transmettions aux assureurs sont des renseignements essentiels que nous utilisons pour fournir des services administratifs aux assureurs, qui à leur tour ont besoin de ces mêmes renseignements pour fournir les services et les produits demandés par les clients. Ces renseignements servent à déterminer le risque d’assurance, à évaluer si les clients ont le droit d’acheter certains produits, à administrer ces produits une fois qu’ils sont achetés et à satisfaire à certaines exigences réglementaires. Ils peuvent comprendre des renseignements sur la santé, des renseignements financiers, des antécédents, ainsi que des renseignements sur les occupations. Nous conservons certains de ces renseignements afin de pouvoir administrer nos activités, fournir des services continus aux conseillers et aux assureurs, et lorsque la loi nous y oblige.

Nous pouvons utiliser des données anonymes pour gérer nos activités, déterminer les produits et services dont les conseillers et leurs clients peuvent bénéficier et pour préparer des rapports sur nos activités.

Restrictions relatives à la collecte des renseignements :

Nous recueillons seulement les renseignements dont nous avons besoin pour nous exécuter nos contrats avec les conseillers et les assureurs et pour respecter nos obligations réglementaires. Nous recueillons ces renseignements uniquement par des moyens justes et légaux. Nous comptons sur les assureurs et les conseillers pour obtenir le consentement au partage de ces renseignements avec nous et à leur conservation.

Méthode de collecte des renseignements concernant les clients :

Dans la mesure du possible, nous recueillons les renseignements sur les clients directement auprès des conseillers en tant que représentants autorisés. Nous pouvons obtenir des renseignements auprès d’organismes gouvernementaux, d’autres assureurs et d’institutions financières. Nous pouvons recueillir des renseignements sur la santé des clients auprès des conseillers ou directement auprès des clients. Les tiers fournisseurs de services et autres représentants autorisés peuvent également recueillir de tels renseignements en notre nom. Nous recueillerons les renseignements personnels des conseillers directement auprès des conseillers, d’autres assureurs et organismes d’assurance, d’organismes gouvernementaux et d’employeurs actuels et passés.

Consentement :

Nous ne recueillerons les renseignements d’une personne qu’avec son consentement exprès ou implicite. Le consentement que les assureurs obtiennent des clients comprend généralement le consentement à nous fournir leurs renseignements personnels, ce qui nous permet de remplir nos obligations contractuelles envers l’assureur. Nous exerçons également nos activités en vertu du consentement que les conseillers obtiennent des clients afin de soutenir leurs activités de vente. Nous nous fions parfois au consentement implicite d’un client lorsqu’un conseiller reçoit le consentement d’un client à la collecte de ses renseignements personnels dans le cadre d’un achat ou d’un changement de police et lorsque nous traitons des renseignements sur le client demandés par un assureur et recueillis par un conseiller. Nous recevons le consentement exprès des conseillers à la collecte de leurs renseignements personnels dans le cadre de leur sélection et de la conclusion d’un contrat avec eux.

Lorsqu’un conseiller ou un client demande ou utilise l’un ou l’autre des produits ou services que nous mettons à sa disposition, nous transférons ses renseignements nécessaires en nous appuyant sur son consentement implicite. Si nous recevons un avis d’un assureur selon lequel un conseiller ou un client a retiré son consentement à l’utilisation et à la conservation continues de ses renseignements personnels, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour nous conformer à la loi à cet égard. Cela pourrait entraîner la fin de notre relation avec le conseiller. Nous donnerons suite aux instructions que nous transmet l’assureur concernant l’état du client.

Restrictions relatives à l’utilisation et à la communication des renseignements :

Nous utilisons et communiquons des renseignements personnels pour nous acquitter de nos obligations contractuelles, pour vous fournir des renseignements et lorsque la loi nous y oblige. Nous pouvons communiquer ces renseignements personnels à nos employés ou à nos fournisseurs de services afin qu’ils puissent s’acquitter de leurs fonctions, aux assureurs et à toute personne ou organisation à qui un consentement à cet effet a été donné, et lorsque la loi nous y autorise. Lorsque nous fournissons des renseignements personnels aux fournisseurs de services, nous leur imposons de les protéger conformément à nos politiques et pratiques.

Nous pouvons également utiliser des renseignements personnels pour offrir des produits et des services qui, selon nous, intéresseront les conseillers ou les clients, mais nous ne donnerons ni ne vendrons jamais de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing.

Restrictions relatives à la conservation des renseignements :

Nous conserverons les renseignements personnels dans nos dossiers aussi longtemps que nous en aurons besoin aux finalités indiquées, ou aussi longtemps que la loi l’exige ou le permet.

Exactitude des renseignements :

Il incombe aux conseillers de veiller continuellement et autant que possible à l’exactitude et à la mise à jour des renseignements personnels les concernant et concernant les clients. Il incombe aux assureurs et aux conseillers de nous fournir directement les avis de modification qu’ils reçoivent. Une personne peut contester l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements personnels que nous détenons à son sujet. Nous apporterons toute correction nécessaire aux renseignements concernant un conseiller qui s’avèrent incomplets ou inexacts et nous aviserons tout tiers, y compris les assureurs, si nous apportons de telles corrections.

Les clients peuvent accéder aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet en présentant une demande d’accès au conseiller et/ou à l’assureur pour le compte duquel nous détenons ces renseignements. Lorsqu’un client demande que des corrections soient apportées aux renseignements que nous détenons à son sujet, nous agissons selon les instructions du ou des assureurs auprès de qui les produits sont détenus et/ou du conseiller qui est son représentant autorisé, selon les corrections requises. Tout désaccord ou toute incohérence concernant l’exactitude des renseignements fera l’objet d’une consignation.

Protection des renseignements personnels :

Nous protégerons les renseignements personnels contre l’accès ou l’utilisation non autorisés en nous assurant que des mesures de protection sont en place, y compris des mesures de sécurité physiques dans nos locaux, des politiques opérationnelles, des procédures et des protocoles d’accès ainsi que des mesures technologiques à l’égard de nos systèmes informatiques. Nous mettons en œuvre des mesures de protection pour empêcher l’accès non autorisé aux renseignements personnels pendant le processus de destruction.

Nous joindre : Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente politique ou de la façon dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée. Veuillez noter que les plaintes doivent être adressées par écrit. Nous ne répondrons pas aux plaintes envoyées par courriel.

Coordonnées du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada : Le Commissaire encourage les personnes à discuter de leurs préoccupations directement avec l’organisation concernée en premier lieu. Les heures d’ouverture sont de 8 h 30 à 16 h 30.

Sans frais : 1‑800‑282‑1376

Téléphone : 613‑947‑1698

Télécopieur : 613‑947‑6850

ATS : 613‑992‑9190